Pegnitz é uma cidade industrial situada à entrada da Suíça da Francónia: compacta em dimensão, economicamente forte e culturalmente distinta. Vivem aqui cerca de 13 600 pessoas, no distrito de Bayreuth e na região metropolitana de Nuremberga, onde Pegnitz é o centro económico do distrito sul. A sua história remonta às antigas minas e à fundição Pegnitzhütte. Atualmente, a engenharia e a metalurgia coexistem com a indústria têxtil como base económica da cidade.
A vida cívica marca também o carácter da cidade. Pegnitz acolhe concertos de verão e feiras sazonais, mas o Gregori-Fest destaca-se: um festival infantil com uma tradição milenar, classificado como património cultural imaterial na Baviera. A estratégia municipal Pegnitz 2030 alarga este enfoque cívico ao planeamento económico e de infraestruturas, incluindo apoio ao emprego, desenvolvimento do centro da cidade e transição energética.
Esse crescimento chegou também às próprias operações de TI da administração. Com uma carga de trabalho mais pesada, o sistema baseado em ficheiros utilizado pela equipa para gerir acessos deixou de ser suficiente, levando-a a procurar uma alternativa self-hosted concebida para vários administradores a trabalhar em simultâneo.
Localização: Baviera, Alemanha
Setor: Administração municipal
Dimensão da empresa: 160+ colaboradores
O desafio: Os conflitos de sincronização baseados em ficheiros atrasavam uma pequena equipa de TI
A infraestrutura de TI de Stadt Pegnitz é gerida pelo departamento de TI do município. Antes de mudar para o Passwork, a equipa utilizava um cofre de palavras-passe de código aberto e baseado em ficheiros para armazenar as credenciais dos servidores, comutadores de rede e firewalls do município. A ferramenta funcionava bem como cofre pessoal, mas não foi concebida para acesso simultâneo multiutilizador, e essa limitação manifestava-se diariamente.
Uma equipa reduzida responsável por toda a rede municipal tem pouca margem para ferramentas que acrescentem sobrecarga de coordenação. Essa fricção levou Pegnitz a procurar uma alternativa.
O ficheiro de base de dados único não suportava mais do que um administrador a abri-lo em simultâneo sem risco de conflito de fusão. Na prática, isto significava que um administrador perguntava a outro: «Está agora no cofre?» antes de fazer qualquer alteração, para evitar sobrepor-se à atualização de um colega.
A configuração anterior criava vários problemas que se agravavam mutuamente:
- Cada alteração exigia coordenação verbal para evitar sobrepor as alterações de um colega
- Podiam circular cópias desatualizadas da base de dados caso alguém se esquecesse de distribuir a versão mais recente
- A ausência de um modelo de permissões baseado em funções impedia um controlo de acesso granular
Qualquer cofre baseado em ficheiros, sincronizado manualmente ou através de uma unidade de rede partilhada, encontra as mesmas limitações assim que mais do que uma pessoa precisa de acesso de escrita. Uma ferramenta que funciona bem para um único administrador transforma-se num problema de coordenação assim que entra uma segunda pessoa.
A solução: O Passwork cumpriu os requisitos de Pegnitz sem a sobrecarga de nível empresarial
Pegnitz precisava de uma única fonte de verdade para as credenciais de infraestrutura, sem sincronização baseada em ficheiros e sem a sobrecarga de uma implementação à escala empresarial.
«Como equipa de TI compacta, precisamos de ferramentas que facilitem o nosso trabalho, não que acrescentem sobrecarga administrativa. O Passwork tornou o nosso trabalho diário de infraestrutura mais seguro e muito mais rápido.» — Stadt Pegnitz IT team
A pesquisa, realizada em fóruns de TI e comunidades de código aberto, centrou-se em quatro requisitos que a interface e o modelo de implementação do Passwork satisfizeram diretamente:
- Implementação self-hosted e on-premise, para manter os dados das credenciais sob o controlo do município
- Cifragem do lado do cliente, para que os dados nunca cheguem ao servidor sem cifragem
- Acesso multiutilizador sem bloqueio de ficheiros
- Uma relação preço-valor razoável, uma vez que a equipa não tinha interesse em pagar por funcionalidades empresariais que não utilizaria
A interface do Passwork, concebida em torno do fluxo de trabalho real dos administradores e não como um cofre de estilo pessoal adaptado para equipas, foi a principal razão pela qual se destacou durante a avaliação.
Implementação e migração: Um lançamento rápido sem perda de dados
Dois fatores tornaram a avaliação de Pegnitz rápida:
- Implementação baseada em Docker, que permitiu à equipa testar todo o conjunto de funcionalidades sem um processo de configuração demorado
- Uma migração sem perdas a partir do cofre existente da equipa
Em conjunto, estes fatores resolveram os dois maiores riscos de qualquer mudança de gestor de palavras-passe: tempo de inatividade prolongado durante a implementação e perda de dados durante a migração.
A migração a partir do antigo cofre baseado em ficheiros decorreu sem problemas através da função de importação integrada do Passwork, transferindo anos de dados de credenciais acumulados sem perdas.
Resultados: Fluxo de trabalho diário mais rápido, sem sobrecarga de coordenação
O Passwork eliminou a etapa de coordenação que costumava preceder cada alteração de palavra-passe em Pegnitz. As alterações sincronizam agora com toda a equipa em tempo real, pelo que a conversa «está no cofre?» deixou de existir. A extensão do navegador reduziu o tempo despendido em inícios de sessão de rotina, e a rotação centralizada de credenciais substituiu o antigo processo manual de atualizar cópias locais uma a uma.
O ganho de segurança acompanhou o ganho de produtividade. Com as credenciais centralizadas e organizadas por funções, a equipa de TI deixou de precisar de descobrir qual a cópia local do cofre que está atualizada antes de alterar uma palavra-passe num servidor ou firewall.
Conclusão
A equipa de TI de Pegnitz enfrentava conflitos de fusão e uma constante coordenação verbal sempre que mais do que um administrador precisava de editar o cofre de credenciais partilhado. Resolveram o problema ao mudar para o Passwork, um cofre centralizado e self-hosted, com acesso multiutilizador em tempo real e permissões baseadas em funções.
Como resultado, a equipa eliminou por completo os conflitos de bloqueio de ficheiros e reduziu o tempo despendido na gestão de alterações de credenciais de rotina.
«O mais importante é que já não precisamos de verificar se outra pessoa está a trabalhar no cofre antes de fazer uma alteração. Podemos trabalhar em paralelo sem conflitos. Para nós, o Passwork é a solução self-hosted ideal.» — Stadt Pegnitz IT team
Alex Muntyan
Passwork Team
Alex Muntyan
Stadt Pegnitz: Resolver conflitos de sincronização com o Passwork
Pegnitz, uma cidade bávara perto de Nuremberga, geria as TI municipais com um cofre baseado em ficheiros que não suportava o acesso simultâneo, obrigando os administradores a coordenar cada alteração verbalmente.
