Customer stories

Die Stadt Melle, eine Gemeinde in Niedersachsen mit mehr als 48.000 Einwohnern, ist bekannt für ihren modernen Ansatz in der Stadtverwaltung und bei Bürgerservices. Die Kommunalverwaltung übernimmt ein breites Spektrum an Aufgaben: Stadtentwicklung, Bildung, Sozialfürsorge, Umweltschutz, Kulturinitiativen, kommunale Infrastruktur und wirtschaftliche Unterstützung für die Region.

In den letzten Jahren hat Melle stark in die digitale Transformation investiert, Online-Bürgerservices eingeführt, interne Verwaltungsabläufe modernisiert und die technologische Grundlage verbessert, die den täglichen kommunalen Betrieb unterstützt. Die Verwaltung ist bekannt für ihr Engagement für Transparenz, Effizienz und Servicequalität — und erhält regelmäßig positive Anerkennung von den Bürgern für ihre gut organisierten städtischen Dienste und ihre proaktive, lösungsorientierte Verwaltungsführung.

Als städtische Institution verpflichtet sich die Verwaltung, höchste Standards beim Datenschutz und bei der betrieblichen Integrität einzuhalten. Das IT-Team der Stadt ist kontinuierlich bestrebt, moderne Technologien zu implementieren, die Arbeitsabläufe optimieren, die Sicherheit erhöhen und die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. Dieses Engagement führte dazu, dass der bisherige Ansatz im Passwortmanagement neu bewertet wurde — mit dem Ziel, eine Lösung zu finden, die sowohl die Sicherheitsanforderungen erfüllt als auch benutzerfreundlich für die Mitarbeiter ist.

Herausforderung: Einheitliches Passwortmanagement ohne Sicherheitsrisiken

Die Stadtverwaltung Melle erkannte die Notwendigkeit, die Zugangsdatensicherheit in den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter zu verbessern. Verschiedene Abteilungen nutzten unterschiedliche Passwortmanagement-Lösungen, wobei die meisten den in Microsoft Edge integrierten Passwortmanager verwendeten. Dies führte zu isolierten Systemen mit eingeschränkter zentraler Übersicht, keiner Transparenz über Benutzeraktionen und uneinheitlichen Sicherheitsstandards in der gesamten Organisation. 

Über die Sicherheit hinaus wollte das IT-Team das Passwortmanagement für die Mitarbeiter vereinfachen. Die Stadtverwaltung beschäftigt Menschen mit unterschiedlichem technischen Kenntnisstand, sodass Benutzerfreundlichkeit ebenso wichtig war wie Schutz. 

„Das war uns besonders wichtig, damit wir kein zusätzliches Passwort haben, keine weitere Hürde für die Leute. Also wirklich nur ihr Windows-Passwort und dann am Ende des Tages die PIN für die Browser-Erweiterung." — Andre Kahlen, Systemadministrator

Das bedeutete, eine Lösung mit LDAP-Unterstützung zu finden — die es Benutzern ermöglicht, sich mit ihren bestehenden Windows-Zugangsdaten zu authentifizieren und eine zusätzliche Hürde bei der Einführung zu eliminieren. Dies führte dazu, dass das IT-Team die strategische Entscheidung traf, eine zentral verwaltete, unternehmenstaugliche Passwortmanagement-Lösung zu evaluieren und einzuführen.

Das Hauptziel war es, eine Plattform zu finden, die drei Kernanforderungen vereint:

• Sicherheit: Hohe Sicherheit, die den strengen Datenschutzbestimmungen und internen Sicherheitsrichtlinien entspricht.
• Benutzerfreundlichkeit: Außergewöhnliche Benutzerfreundlichkeit mit nahtloser Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.
• Kontrolle: Einfache, zentralisierte Administration, die Daten zugänglich hält und gleichzeitig schnellen technischen Support bietet.

Die Stadt Melle benötigte einen Dienst, der die Arbeitsabläufe aller Abteilungen vereinheitlichen, transparentes Zugriffsmanagement etablieren und sichere Passwortspeicherung gewährleisten konnte.

Lösung: Aufbau einer belastbaren Infrastruktur

Um einen Passwortmanager auszuwählen, führte das IT-Team eine gründliche Analyse der auf dem Markt verfügbaren Lösungen durch. Nach sorgfältiger Abwägung entschied man sich für Passwork aufgrund seiner Sicherheitsfunktionen, granularen Kontrolle und benutzerfreundlichen Oberfläche — all dies entsprach den Kriterien genau.

Passworks Fähigkeit, zentrale Kontrolle zu bieten und gleichzeitig einen sicheren Bereich für Benutzer bereitzustellen, war für das IT-Team von Vorteil. Die Tresor-Struktur wurde ebenfalls als entscheidender Faktor betrachtet.

„Wir wollen die Kontrolle behalten, da wir viele Personen, besonders außerhalb der IT, mit Passwörtern arbeiten lassen. Einer der Vorteile von Passwork ist die zentralisierte Verwaltung."

Dieses Maß an Kontrolle war für die Kommune essenziell, da Administratoren eine große Menge sensibler Daten verwalten und Schutz benötigen, der unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen effektiv verhindert.

Das Team testete erfolgreich alle deklarierten Funktionen und analysierte die Sicherheit auf Datenbankebene. Die Entscheidung basierte auf einer intensiven drei- bis viermonatigen Testphase mit etwa acht Mitgliedern der IT-Abteilung. Der gesamte Passwork-Implementierungsprozess, von der ersten Auswahl bis zur endgültigen Implementierung, dauerte über ein Jahr.

Technische Integration

Die LDAP-Integration war essenziell, um Benutzerreibungen zu minimieren. Nach dem Testen implementierte die Stadtverwaltung Passwork in ihrer Infrastruktur mit folgender Konfiguration:

• LDAP-Integration für zentralisiertes Benutzermanagement basierend auf Active Directory
• Die Self-hosted-Lösung mit einer zusätzlichen Instanz für Mitarbeiter mit erhöhten Sicherheitsanforderungen in einem isolierten Netzwerksegment
• Snapshot-basierte und klassische Backups, um sicherzustellen, dass Daten im Falle eines Vorfalls schnell wiederhergestellt werden können

„Wir haben die LDAP-Integration eingerichtet, um Benutzerkonten und Berechtigungen zentral zu verwalten, was sehr wichtig war. Wir haben uns entschieden, die Lösungen in mehrere Instanzen aufzuteilen. Der Zugriff ist auf diese Weise stark eingeschränkt."

Nach der erfolgreichen Implementierung musste das IT-Team die Arbeit der Mitarbeiter im neuen System strukturieren.

Organisation der Datenarbeit in Passwork

Das Ziel war es, ein ausgewogenes und flexibles System aufzubauen, das Kontrolle mit der Freiheit eines persönlichen Informationsbereichs für Mitarbeiter kombiniert. Das IT-Team etablierte eine klare Governance-Struktur:

• Zentralisierte Administration — IT-Admins erhielten automatisch Zugriff auf alle Tresore, um die Kontrolle zu behalten
• Personalisierte Schulungen zu sicheren Passwort-Export- und Import-Verfahren, um eine sichere Datenmigration zu gewährleisten
• Onboarding-Sitzungen für jeden Benutzer während der Einrichtung, um Vertrauen aufzubauen und eine reibungslose Einführung sicherzustellen
• Klare Richtlinien darüber, welche Informationen in gemeinsame Organisations-Tresore und welche in persönliche Tresore gehören

Mit Passwork erhielten Benutzer die Flexibilität, Tresore basierend auf ihren Arbeitsablauf-Anforderungen zu erstellen und zu organisieren.

Benutzer-Onboarding

Während des Rollouts stellte das IT-Team fest, dass zentralisierte Schulungssitzungen ineffektiv waren — viele Mitarbeiter fanden es schwierig, alle Informationen auf einmal aufzunehmen. Stattdessen wurde eine neue Methode gewählt: ein personalisierter Ansatz, der Benutzer ermutigen sollte, das Produkt zu akzeptieren, starke, generierte Passwörter zu verwenden, Zugangsdaten sicher zu teilen und Passwork effektiv zu nutzen.

„Die Passwork-Akzeptanz ist sehr gut: Mitarbeiter nehmen neue Funktionen leicht an. Es gibt eine persönliche Einweisung für jeden Benutzer, den wir einrichten. Dies umfasst auch Sicherheitsanforderungen und leitet an, wie das Tool effektiv genutzt werden kann. Mitarbeiter organisieren bereits ihren Bereich nach ihrer Struktur und denken darüber nach, wie sie Tresore gestalten können." 

Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf Benutzeranleitungen, und die IT-Abteilung bietet kontinuierliche Unterstützung, um aufkommende Fragen zu beantworten.

Ergebnis: Sicherheit und Effizienz in Arbeitsabläufen

Nach mehr als einem Jahr im Einsatz ist die Stadt Melle weiterhin sehr zufrieden mit Passwork. Die Lösung wird heute aktiv von Büromitarbeitern genutzt. Folgende Punkte wurden als besonders positiv hervorgehoben.

Einheitlicher sicherer Bereich für Datenspeicherung

Die Kommune hat Browser-basierte Lösungen aufgegeben: Alle Passwörter werden nun in einem sicheren System mit mehrstufiger Verschlüsselung gespeichert. Der Zugriff darauf ist streng kontrolliert und protokolliert — dies hilft, Datenlecks zu verhindern und ermöglicht bei Bedarf die Untersuchung von Vorfällen.

Positive Benutzerakzeptanz

Viele Mitarbeiter haben das Tool angenommen und denken proaktiv darüber nach, wie sie Organisations-Tresore strukturieren können.

Zuverlässiger Kundensupport

Das Passwork-Supportteam spielte eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Implementierung und dem Upgrade von Version 6 auf das kürzlich veröffentlichte Passwork 7.

„Der Kundensupport war bisher mit seinen schnellen Antworten ausgezeichnet. Ich habe immer Antworten auf meine Fragen, immer mit den richtigen Skripten oder der richtigen Syntax, die ich eingeben musste, alles bereits vorbereitet. Perfekt." 

Die Stadt Melle plant, Passwork weiter auszurollen, bis alle Benutzer erfolgreich eingearbeitet sind. Das IT-Team hat begonnen, systematisch Feature-Anfragen zu sammeln, um das System an die spezifischen Anforderungen der IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung anzupassen und sicherzustellen, dass es den betrieblichen Anforderungen entspricht.

Fazit

Passwork hat die interne Sicherheit der Stadt Melle verbessert, indem ein zuverlässiges System für das Passwortmanagement geschaffen wurde. Durch sorgfältige Evaluation und eine sicherheitsorientierte Implementierungsstrategie verlief die Einführung reibungslos. Ein maßgeschneiderter Onboarding-Ansatz führte zu hoher Benutzerakzeptanz, während die Zuverlässigkeit der Plattform und der reaktionsschnelle technische Support ihre Position als unverzichtbares Werkzeug im täglichen Verwaltungsbetrieb festigten.

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La ciudad de Melle, un municipio en Baja Sajonia con más de 48.000 residentes, es reconocida por su enfoque moderno en la administración municipal y los servicios al ciudadano. El gobierno local gestiona una amplia gama de responsabilidades: desarrollo urbano, educación, atención social, protección medioambiental, iniciativas culturales, infraestructura municipal y apoyo económico a la región.

En los últimos años, Melle ha invertido considerablemente en la transformación digital, introduciendo servicios en línea para los ciudadanos, modernizando los flujos de trabajo administrativos internos y mejorando la base tecnológica que respalda las operaciones municipales diarias. La administración es conocida por su compromiso con la transparencia, la eficiencia y la calidad del servicio — recibiendo regularmente reconocimiento positivo de los residentes por sus servicios municipales bien organizados y su gobernanza proactiva y orientada a soluciones.

Como institución municipal, la administración está comprometida a mantener los más altos estándares de protección de datos e integridad operativa. El equipo de TI de la ciudad busca continuamente implementar tecnologías modernas que optimicen los flujos de trabajo, mejoren la seguridad y apoyen a sus empleados en sus tareas diarias. Este compromiso los llevó a reevaluar su enfoque de gestión de contraseñas, buscando una solución que cumpliera con sus requisitos de seguridad y que a la vez fuera fácil de usar para los empleados.

Desafío: Gestión unificada de contraseñas sin riesgos de seguridad

La administración municipal de Melle reconoció la necesidad de mejorar la seguridad de las credenciales en los flujos de trabajo de los empleados. Los diferentes departamentos dependían de diversas soluciones de gestión de contraseñas, y la mayoría utilizaba la integrada en Microsoft Edge. Esto resultó en sistemas aislados con supervisión central limitada, sin visibilidad de las acciones de los usuarios y estándares de seguridad inconsistentes en toda la organización. 

Más allá de la seguridad, el equipo de TI quería simplificar la gestión de contraseñas para los empleados. La administración municipal emplea a personas con diferentes niveles de competencia técnica, por lo que la facilidad de uso era tan importante como la protección. 

«Eso era especialmente importante para nosotros, para no tener una contraseña adicional, otra barrera para las personas. Realmente solo su contraseña de Windows y luego el PIN para la extensión del navegador al final del día.» — Andre Kahlen, administrador de sistemas

Esto significaba encontrar una solución con soporte LDAP — que permitiera a los usuarios autenticarse con sus credenciales de Windows existentes y eliminara una barrera adicional para la adopción. Esto llevó al equipo de TI a tomar la decisión estratégica de evaluar e introducir una solución de gestión de contraseñas empresarial y gestionada de forma centralizada.

El objetivo principal era encontrar una plataforma que combinara tres requisitos fundamentales:

• Seguridad: alta seguridad que se alinee con las estrictas regulaciones de protección de datos y las políticas de seguridad internas.
• Usabilidad: facilidad de uso excepcional con integración perfecta en la infraestructura de TI existente.
• Control: administración centralizada y sencilla que mantenga los datos accesibles mientras proporciona soporte técnico rápido.

La ciudad de Melle requería un servicio que pudiera unificar los flujos de trabajo en todos los departamentos, establecer una gestión de acceso transparente y garantizar el almacenamiento seguro de contraseñas.

Solución: Construir una infraestructura resiliente

Para seleccionar un gestor de contraseñas, el equipo de TI realizó un análisis exhaustivo de las soluciones disponibles en el mercado. Tras una cuidadosa consideración, eligieron Passwork por sus funciones de seguridad, control granular e interfaz fácil de usar — todo lo cual coincidía estrechamente con sus criterios.

La capacidad de Passwork para proporcionar control centralizado mientras ofrece un espacio seguro para los usuarios fue beneficiosa para el equipo de TI. La estructura de bóvedas también se consideró un factor decisivo.

«Queremos mantener el control, ya que asignamos a muchas personas, especialmente aquellas fuera de TI, para que gestionen contraseñas. Una de las ventajas de Passwork es la gestión centralizada.»

Este nivel de control era esencial para el municipio, ya que los administradores manejan una gran cantidad de datos sensibles y requieren protección que prevenga eficazmente el acceso no autorizado a información confidencial.

El equipo probó con éxito todas las funciones declaradas y analizó la seguridad a nivel de base de datos. La decisión se basó en una fase de pruebas intensiva de tres a cuatro meses que involucró a unos ocho miembros del departamento de TI. Todo el proceso de implementación de Passwork, desde la selección inicial hasta la implementación final, tomó más de un año.

Integración técnica

La integración LDAP fue esencial para minimizar la fricción del usuario. Después de las pruebas, la administración municipal desplegó Passwork dentro de su infraestructura con la siguiente configuración:

• Integración LDAP para gestión centralizada de usuarios basada en Active Directory
• La solución autoalojada con una instancia adicional para empleados con requisitos de seguridad elevados en un segmento de red aislado
• Copias de seguridad basadas en snapshots y clásicas para garantizar que los datos puedan restaurarse rápidamente en caso de incidente

«Configuramos la integración LDAP para gestionar de forma centralizada las cuentas de usuario y los permisos, lo cual era muy importante. Decidimos dividir las soluciones en varias instancias. El acceso está muy restringido de esta manera.»

Tras la implementación exitosa, el equipo de TI necesitaba estructurar el trabajo de los empleados en el nuevo sistema.

Organización del trabajo con datos en Passwork

El objetivo era construir un sistema equilibrado y flexible que combinara el control con la libertad de un espacio de información personal para los empleados. El equipo de TI estableció una estructura de gobernanza clara:

• Administración centralizada — los administradores de TI otorgaron automáticamente acceso a todas las bóvedas para mantener el control
• Formación personalizada sobre procedimientos seguros de exportación e importación de contraseñas para garantizar una migración de datos segura
• Sesiones de incorporación para cada usuario durante la configuración para generar confianza y asegurar una adopción fluida
• Directrices claras sobre qué información pertenece a las bóvedas organizacionales compartidas y a las bóvedas personales

Con Passwork, los usuarios ganaron la flexibilidad de crear y organizar bóvedas según los requisitos de su flujo de trabajo.

Incorporación de usuarios

Durante el despliegue, el equipo de TI descubrió que las sesiones de formación centralizadas eran ineficaces — muchos empleados encontraban difícil absorber toda la información de una vez. Se eligió un nuevo método en su lugar: un enfoque personalizado destinado a animar a los usuarios a aceptar el producto, usar contraseñas fuertes y generadas, compartir credenciales de forma segura y aprender a usar Passwork eficazmente.

«La adopción de Passwork está siendo muy buena: los empleados se están adaptando fácilmente a las nuevas funciones. Hay una sesión informativa personal para cada usuario que configuramos. Esto también cubre los requisitos de seguridad y guía sobre cómo utilizar la herramienta de manera efectiva. Los empleados ya están organizando su espacio para adaptarlo a su estructura, pensando en cómo diseñar las bóvedas.» 

El personal siempre tiene acceso a las instrucciones de usuario, y el departamento de TI proporciona soporte continuo para resolver cualquier pregunta que surja.

Resultado: Seguridad y eficiencia en los flujos de trabajo

Después de más de un año en uso, la ciudad de Melle sigue muy satisfecha con Passwork. La solución es utilizada activamente por los empleados de oficina hoy en día. Los siguientes puntos se destacaron como particularmente positivos.

Espacio seguro unificado para el almacenamiento de datos

El municipio ha abandonado las soluciones basadas en navegador: todas las contraseñas ahora se almacenan en un sistema seguro con cifrado multinivel. El acceso a ellas está estrictamente controlado y registrado — esto ayuda a prevenir filtraciones y permite la investigación de incidentes si es necesario.

Aceptación positiva de los usuarios

Muchos empleados han adoptado la herramienta y están pensando proactivamente en cómo estructurar las bóvedas organizacionales.

Soporte al cliente fiable

El equipo de soporte de Passwork desempeñó un papel importante en la implementación exitosa y la actualización de la versión 6 a la recientemente lanzada Passwork 7.

«El soporte al cliente ha sido excelente hasta ahora con sus respuestas rápidas. Siempre tengo respuestas a mis preguntas, siempre con los scripts correctos incluidos o la sintaxis correcta que necesitaba introducir, todo ya preparado. Perfecto.» 

La ciudad de Melle planea continuar desplegando Passwork hasta que todos los usuarios estén incorporados con éxito. El equipo de TI ha comenzado a recopilar sistemáticamente solicitudes de funciones para perfeccionar el sistema y satisfacer los requisitos específicos de la infraestructura de TI de la administración municipal y asegurar que se alinee con sus necesidades operativas.

Conclusión

Passwork ha mejorado la seguridad interna en la ciudad de Melle al crear un sistema fiable para la gestión de contraseñas. A través de una evaluación cuidadosa y una estrategia de implementación centrada en la seguridad, el despliegue se realizó sin problemas. Un enfoque de incorporación personalizado impulsó una alta adopción por parte de los usuarios, mientras que la fiabilidad de la plataforma y el soporte técnico receptivo consolidaron su posición como herramienta esencial en las operaciones administrativas diarias.

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The city of Melle, a municipality in Lower Saxony with more than 48,000 residents, is recognized for its modern approach to city administration and citizen services. The local government manages a wide range of responsibilities: urban development, education, social care, environmental protection, cultural initiatives, municipal infrastructure, and economic support for the region.

In recent years, Melle has invested heavily in digital transformation, introducing online citizen services, modernizing internal administrative workflows, and improving the technological foundation that supports daily municipal operations. The administration is known for its commitment to transparency, efficiency, and service quality — regularly receiving positive recognition from residents for its well-organized city services and proactive, solutions-oriented governance.

As a city institution, the administration is committed to upholding the highest standards of data protection and operational integrity. The city's IT team continuously seeks to implement modern technologies that streamline workflows, enhance security, and support its employees in their daily tasks. This commitment led them to reevaluate their password management approach, seeking a solution that would meet their security requirements while remaining user-friendly for employees.

Challenge: Unified password management without security risks

The city administration of Melle recognized a need to improve credential security across employee workflows. Different departments relied on various password management solutions, with most using the one integrated into Microsoft Edge. This resulted in isolated systems with limited central oversight, no visibility into user actions, and inconsistent security standards across the organization. 

Beyond security, the IT team wanted to simplify password management for employees. The city administration employs people with varying levels of technical proficiency, so ease of use was just as important as protection. 

"That was especially important to us so that we wouldn't have an additional password, another hurdle for people. So really just their Windows password and then the PIN for the browser extension at the end of the day." — Andre Kahlen, system administrator

This meant finding a solution with LDAP support — allowing users to authenticate with their existing Windows credentials and eliminating an additional barrier to adoption. This led the IT team to make a strategic decision to evaluate and introduce a centrally managed, enterprise-grade password management solution.

The main objective was to find a platform that combined three core requirements:

• Security: high security that aligns with strict data protection regulations and internal security policies.
• Usability: exceptional user-friendliness with seamless integration into existing IT infrastructure.
• Control: simple, centralized administration that keeps data accessible while providing fast technical support.

The city of Melle required a service that could unify the workflows across all departments, establish transparent access management, and ensure secure password storage.

Solution: Building a resilient infrastructure

To select a password manager, the IT team conducted a thorough analysis of the available solutions on the market. After careful consideration, they chose Passwork for its security features, granular control, and user-friendly interface — all of which closely matched their criteria.

Passwork's ability to provide centralized control while still offering a secure space for users was beneficial to the IT team. The vault structure was also considered a deciding factor.

"We want to maintain control, since we assign many people, especially those outside of IT, to deal with passwords. One of the advantages of Passwork is centralized management."

This level of control was essential for the municipality, as administrators handle a vast amount of sensitive data and require protection that effectively prevents unauthorized access to confidential information.

The team successfully tested all the declared functions and analyzed database-level security. The decision was based on an intensive three- to four-month testing phase involving about eight members of the IT department. The entire Passwork implementation process, from initial selection to final implementation, took over a year.

Technical Integration

LDAP integration was essential to minimize user friction. After testing, the city administration deployed Passwork within its infrastructure with the following setup:

• LDAP integration for centralized user management based on Active Directory
• The self-hosted solution with an additional instance for employees with heightened security requirements in an isolated network segment
• Snapshot-based and classic backups to ensure data can be quickly restored in case of an incident

"We set up LDAP integration to centrally manage user accounts and permissions, which was highly important. We decided to split the solutions into several instances. Access is heavily restricted this way."

After the successful implementation, the IT team needed to structure the employees' work in the new system.

Organizing work with data in Passwork

The goal was to build a balanced and flexible system that combined control with the freedom of personal information space for employees. The IT team established a clear governance structure:

• Centralized administration — IT admins automatically granted access to all vaults to maintain control
• Personalized training on secure password export and import procedures to ensure safe data migration
• Onboarding sessions for each user during setup to build confidence and ensure smooth adoption
• Clear guidelines on what information belongs in shared organizational vaults and personal vaults

With Passwork, users gained the flexibility to create and organize vaults based on their workflow requirements.

User onboarding

During the rollout, the IT team discovered that centralized training sessions were ineffective — many employees found it challenging to absorb the information all at once. A new method was chosen instead: a personalized approach intended to encourage users to accept the product, use strong, generated passwords, share credentials securely, and learn to use Passwork effectively.

"Passwork adoption is getting very good: employees are taking to new features easily. There is a personal briefing for every user we set up. This also covers security requirements and guides how to effectively utilize the tool. Employees are already organizing their space to fit their structure, thinking about how to design vaults." 

Staff always have access to user instructions, and the IT department provides ongoing support to address any questions that arise.

Result: Security and efficiency in workflows

After more than a year in use, the City of Melle remains highly satisfied with Passwork. The solution is actively used by office employees today. The following points were highlighted as particularly positive.

Unified secure space for data storage

The municipality has abandoned browser-based solutions: all passwords are now stored in a secure system with multi-level encryption. Access to them is strictly controlled and logged — this helps prevent leaks and enables incident investigation if necessary.

Positive user acceptance

Many employees have embraced the tool and are proactively thinking about how to structure organizational vaults.

Reliable customer support

The Passwork support team played an important role in the successful implementation and upgrade from version 6 to the recently released Passwork 7.

"Customer support has been excellent so far with its fast responses. I always have answers to my questions, always with the right scripts included or the right syntax I needed to enter, everything already prepared. Perfect." 

The City of Melle plans to continue rolling out Passwork until all users are successfully onboarded. The IT team has begun systematically gathering feature requests to refine the system to meet the specific requirements of the city administration's IT infrastructure and to ensure it aligns with their operational needs.

Conclusion

Passwork has improved the internal security at the City of Melle by creating a reliable system for password management. Through careful evaluation and a security-focused implementation strategy, the deployment proceeded smoothly. A tailored onboarding approach drove high user adoption, while the platform's reliability and responsive technical support solidified its position as an essential tool in daily administrative operations.

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Kindernothilfe (KNH) ist eine deutsche gemeinnützige Organisation, die sich der Unterstützung gefährdeter Kinder in verarmten und benachteiligten Regionen weltweit widmet. Seit ihrer Gründung im Jahr 1959 hat sie als eine der größten europäischen Wohltätigkeitsorganisationen im Bereich Kinderhilfe bedeutende Beiträge geleistet.

In über 30 Ländern tätig, betont Kindernothilfe die Bedeutung der Sicherung von Kinderrechten und des Zugangs zu Bildung, Gesundheitsversorgung, Kinderschutz und Gemeindeentwicklungsinitiativen — alles mit dem Ziel, die Lebensbedingungen von Kindern zu verbessern und Armut zu beseitigen.

Die Herausforderung: Eine sichere und benutzerfreundliche Lösung für globale Teams finden

Vor der Entscheidung für Passwork setzte Kindernothilfe auf KeePass — eine Lösung, die die Skalierbarkeit einschränkte und keine benutzerfreundlichen Funktionen bot, die für eine global operierende Organisation unerlässlich sind. Mit über 300 Mitarbeitern in mehr als 30 Ländern benötigte die Organisation eine sichere, skalierbare und intuitive Lösung für die Passwortverwaltung.

Dies war entscheidend, um den wachsenden Anforderungen des internationalen Teams gerecht zu werden — insbesondere zur Verbesserung der Passwortfreigabe und der Zugriffsverwaltung für remote arbeitende Mitarbeiter.

Die Lösung: Wechsel zu Passwork für verbesserte Sicherheit und vereinfachten Benutzerzugriff

Kindernothilfe entschied sich für Passwork aufgrund seiner robusten Self-Hosting-Funktionen, die optimale Datenkontrolle und Sicherheit gewährleisten. Die nahtlose Integration mit SAML2 für Single Sign-On (SSO) vereinfachte die Zugriffsverwaltung über mehrere Plattformen hinweg.

Darüber hinaus ermöglichten die intuitive Benutzeroberfläche von Passwork sowie die mobile App und Browser-Erweiterung eine mühelose Passwortverwaltung von jedem Gerät aus. Die sicheren Funktionen zur Passwortfreigabe verbesserten die Teamzusammenarbeit, reduzierten menschliche Fehler erheblich und optimierten die gesamten Sicherheitsprotokolle.

Die Implementierung: Schrittweise Einführung und Aufbau einer sicheren Infrastruktur

Der Implementierungsprozess dauerte etwa zwei Monate. Der Schwerpunkt lag auf dem Aufbau und der gründlichen Prüfung der Infrastruktur, um sicherzustellen, dass Passwork die Sicherheitsanforderungen von Kindernothilfe erfüllt. Die Integration von SAML2 für Single Sign-On (SSO) verlief reibungslos und wurde innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen.

Um die erfolgreiche Implementierung von Passwork zu ermöglichen, entschied sich Kindernothilfe für eine schrittweise Einführung anstelle einer sofortigen organisationsweiten Bereitstellung der Passwortverwaltungslösung. Die Organisation begann mit einer kleineren Gruppe von Mitarbeitern, um die Vorteile des Systems zu demonstrieren, und förderte die Nutzung schrittweise.

Durch die Organisation verschiedener Werbe- und Schulungsaktivitäten wie „Lunch and Learn"-Veranstaltungen ermutigte die Organisation die Mitarbeiter, sich mit Passwork vertraut zu machen. Das Ziel war es, dass mindestens 50 % der Belegschaft Passwork aktiv nutzen, bevor das System auf die gesamte Organisation ausgeweitet wird.

Die Ergebnisse: Steigerung der operativen Effizienz für länderübergreifende Teams

Derzeit nutzen etwa 50 % der Belegschaft aktiv Passwork — eine zentralisierte, sichere und benutzerfreundliche Lösung für die Passwortfreigabe. Dieser schrittweise Ansatz sorgte nicht nur für ein höheres Benutzerengagement, sondern stärkte auch die Sicherheitsprotokolle in der gesamten Organisation erheblich.

Durch die Verbesserung der Passwortverwaltungsprozesse steigerte Kindernothilfe die gesamte operative Effizienz, insbesondere für länderübergreifende Teams. Schulungsinitiativen wie „Lunch and Learn"-Sitzungen trugen maßgeblich dazu bei, das Bewusstsein für Passwork zu schärfen und die erfolgreiche Einführung in der gesamten Organisation zu fördern.

„Passwork erfüllte unsere Anforderungen mit seiner erschwinglichen Preisgestaltung und Benutzerfreundlichkeit und ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für unsere globale Belegschaft." — Bernd Schlürmann, Netzwerk- und Sicherheitsmanager

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Kindernothilfe (KNH) es una organización sin fines de lucro alemana dedicada a apoyar a niños vulnerables en regiones empobrecidas y desfavorecidas de todo el mundo. Fundada en 1959, ha realizado contribuciones significativas como una de las organizaciones benéficas más grandes de Europa dedicadas a la ayuda infantil.

Operando en más de 30 países, Kindernothilfe enfatiza la importancia de garantizar los derechos de los niños y proporcionar acceso a educación, atención médica, protección infantil e iniciativas de desarrollo comunitario, todo orientado a mejorar las condiciones de vida de los niños y erradicar la pobreza.

El desafío: Encontrar una solución segura y fácil de usar para equipos globales

Antes de elegir Passwork, Kindernothilfe dependía de KeePass, una solución que limitaba la escalabilidad y carecía de funciones fáciles de usar esenciales para una organización que opera a nivel global. Con más de 300 empleados en más de 30 países, la organización requería una solución de gestión de contraseñas segura, escalable e intuitiva.

Esto era crucial para satisfacer las crecientes demandas de su equipo internacional, especialmente para mejorar las capacidades de compartición de contraseñas y gestión de acceso para empleados remotos.

La solución: Cambiar a Passwork para mejorar la seguridad y simplificar el acceso de usuarios

Kindernothilfe optó por Passwork debido a sus sólidas capacidades de autoalojamiento, garantizando un control y seguridad óptimos de los datos. La integración perfecta con SAML2 para SSO simplificó la gestión de acceso en múltiples plataformas.

Además, la interfaz intuitiva de Passwork, junto con su aplicación móvil y extensión de navegador, hizo posible gestionar contraseñas sin esfuerzo desde cualquier dispositivo. Las funciones de compartición segura de contraseñas mejoraron la colaboración del equipo, reduciendo significativamente el error humano y mejorando los protocolos de seguridad generales.

La implementación: Despliegue gradual y construcción de una infraestructura segura

El proceso de implementación tomó aproximadamente dos meses. Se centró principalmente en establecer y probar exhaustivamente la infraestructura para asegurar que Passwork cumpliera con los requisitos de seguridad de Kindernothilfe. La integración de SAML2 para SSO fue fluida y se completó en un corto período de tiempo.

Para facilitar la implementación exitosa de Passwork, Kindernothilfe optó por un despliegue gradual en lugar de implementar la solución de gestión de contraseñas en toda la organización de una sola vez. Comenzaron con un grupo más pequeño de empleados para demostrar los beneficios del sistema y promovieron gradualmente su uso.

Al organizar diversas actividades promocionales y educativas, como eventos «Lunch and Learn», la organización animó a los empleados a interactuar con Passwork. El objetivo era alcanzar el punto en el que al menos el 50% del personal usara activamente Passwork antes de expandir el sistema a toda la organización.

Los resultados: Aumento de la eficiencia operativa para equipos transfronterizos

Actualmente, aproximadamente el 50% del personal utiliza activamente Passwork — una solución centralizada, segura y fácil de usar para compartir contraseñas. Este enfoque incremental no solo aseguró una mayor participación de los usuarios, sino que también fortaleció significativamente los protocolos de seguridad en toda la organización.

Al mejorar los procesos de gestión de contraseñas, Kindernothilfe aumentó su eficiencia operativa general, especialmente para equipos transfronterizos. Las iniciativas educativas, como las sesiones «Lunch and Learn», fueron fundamentales para crear conciencia sobre Passwork y facilitar su adopción exitosa en toda la organización.

«Passwork cumplió con nuestras necesidades con sus precios asequibles y facilidad de uso, convirtiéndose en una herramienta esencial para nuestra fuerza laboral global.» — Bernd Schlürmann, gerente de redes y seguridad

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Lista de verificación de ciberseguridad para pequeñas empresas 2025: Una guía completa | Passwork

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Passwork ha mejorado la seguridad interna en la ciudad de Melle al crear un sistema confiable para la gestión de contraseñas.

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¿Qué es una passkey? Guía de autenticación sin contraseñas

Una passkey es una credencial resistente al phishing almacenada en su dispositivo. Acceda con un toque biométrico — sin contraseña que recordar. La guía cubre técnica, configuración, datos de rendimiento y la transición empresarial.

Passwork BlogAlex Muntyan

Kindernothilfe (KNH) is a German non-profit organization dedicated to supporting vulnerable children in impoverished and underprivileged regions worldwide. Founded in 1959, it has made significant contributions as one of Europe's largest charities dedicated to child aid.

Operating in over 30 countries, Kindernothilfe emphasizes the importance of ensuring children's rights and providing access to education, healthcare, child protection, and community development initiatives, all aimed at enhancing children's living conditions and eradicating poverty.

The challenge: Finding a secure and user-friendly solution for global teams

Before choosing Passwork, Kindernothilfe relied on KeePass, a solution that limited scalability and lacked user-friendly features essential for a globally operating organization. With over 300 employees across more than 30 countries, the organization required a secure, scalable, and intuitive password management solution.

Doing so was crucial to meet the growing demands of its international team, especially for enhancing password sharing and access management capabilities for remote employees.

The solution: Switching to Passwork for improved security and simplified user access

Kindernothilfe opted for Passwork for its robust self-hosting capabilities, ensuring optimal data control and security. The seamless integration with SAML2 for Single Sign-On (SSO) streamlined access management across multiple platforms.

Furthermore, Passwork's intuitive interface, along with its mobile app and browser extension, made it possible to manage passwords effortlessly from any device. The secure password-sharing features enhanced team collaboration, significantly reducing human error and improving overall security protocols.

The implementation: Gradual rollout and building a secure infrastructure

The implementation process took approximately two months. It was primarily focused on establishing and thoroughly testing the infrastructure to ensure Passwork met Kindernothilfe's security requirements. The integration of SAML2 for Single Sign-On (SSO) was smooth and completed within a short timeframe.

To facilitate the successful implementation of Passwork, Kindernothilfe opted for a phased rollout rather than deploying the password management solution organization-wide all at once. They began with a smaller group of employees to showcase the benefits of the system and gradually promoted its use.

While organizing various promotional and educational activities, such as "Lunch and Learn" events, the organization encouraged employees to engage with Passwork. The goal was to achieve the point where at least 50% of the staff actively used Passwork before expanding the system to the entire organization.

The results: Increasing operational efficiency for cross-border teams

Currently, approximately 50% of the staff are actively using Passwork — a centralized, secure, and user-friendly solution for password sharing. This incremental approach not only ensured higher user engagement but also significantly strengthened security protocols across the organization.

By improving password management processes, Kindernothilfe increased its overall operational efficiency, especially for cross-border teams. Educational initiatives, such as "Lunch and Learn" sessions, were instrumental in raising awareness about Passwork and facilitating its successful adoption throughout the organization.

"Passwork met our needs with its affordable pricing and ease of use, making it an essential tool for our global workforce." — Bernd Schlürmann, network and security manager

Take the first step too! Start your free Passwork trial and see how easy secure password management can be.

Case study: City of Melle and Passwork

Passwork has improved the internal security at the City of Melle by creating a reliable system for password management.

Passwork BlogAna Moore

European password manager hosting: Cloud vs on-premises guide

What hosting model actually protects your credentials under EU law and why picking an EU data center isn’t enough. A practical guide for European organizations navigating GDPR, NIS2, DORA, and the US CLOUD Act.

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NIS2 password requirements: What European companies must do in 2026

Credential gaps are the leading NIS2 audit failure point in 2026. This guide covers Article 21 password requirements, NIST SP 800-63B alignment, AD hardening steps, and the audit evidence regulators ask for first.

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